Veel bedrijven worstelen nog altijd met sterk ongelijkmatige kantoorbezetting als gevolg van het hybride werken. Om de "kantoorkameel" te temmen, kunnen werkgevers volgens vastgoedadviseur Colliers het beste werken met nieuwe ratio's.
Inefficiënt kantoorgebruik is een hardnekkig probleem voor veel bedrijven. De drukke bezetting in kantoren op dinsdagen en donderdagen wisselen af met stille woensdagen en nagenoeg lege vrijdagen. Dit tweebultenweekpatroon staat ook wel bekend als ‘de kantoorkameel’.
Klassieke methode
De klassieke vastgoedverhouding om de benodigde kantoorruimte te berekenen werkt hierdoor niet goed meer. Die methode (het aantal fte’s ten opzichte van de vierkante meters) houdt namelijk geen rekening met de spreiding over de week en de kwaliteit van de kantoorbeleving. Die zijn wel cruciaal. Als iedereen op dezelfde dag naar kantoor komt, is het op die dagen te druk om goed te kunnen werken. Op dagen dat nauwelijks mensen aanwezig zijn, is het te leeg om er een aantrekkelijke werkplek van te maken.
Nieuwee eigentijdse vastgoedratio’s zijn daarom nodig, meent Colliers. Het gaat om indicatoren die zicht geven op de balans tussen ruimtevraag en kantoorbezetting en over de kwaliteit van de werkplek.
De kantoorruimte die medewerkers op de drukke dinsdag en donderdag gebruiken, blijft op de rustige dagen leeg. Als juist meer collega’s op de ‘daldagen’ komen, is daar veel minder sprake van. Dit zorgt voor optimalisatie van het kantoorgebruik. 'Om dit te bereiken is herstel van de verhoudingen nodig. Bedrijven moeten dan sturen op drie ratio’s die zicht geven op de balans tussen ruimtevraag en kantoorbezetting en over de kwaliteit van de werkplek”, zegt Harold Coenders, Executive Director Consulting van Colliers. Hij schreef samen met Joost Ran, Head of Workplace Consultancy, de publicatie Tem de kantoorkameel.
Platslaan bulten
De kwaliteitsratio bepaalt de ruimtebehoefte per aanwezige medewerker, de levendigheidsratio realiseert een optimale kantoorbezetting en de bultratio stuurt op het platslaan van de kamelenbulten – het terugbrengen van de piekbezetting ten opzichte van de gemiddelde kantoorbezetting.
Een geslaagde demping zorgt volgens Colliers ook direct voor een 10% daling van de ruimtebehoefte. Dit heeft invloed op de verborgen leegstand; kantoorruimte die wel verhuurd, maar niet in gebruik is. Als de daling wordt betrokken op de verborgen leegstand van 2,9 miljoen vierkante meter in het Nederlandse kantorenlandschap, zou deze met 290.000 vierkante meter afnemen.
Aanpak fileleed
Deze aanpak heeft volgens Colliers ook nog eens een positief effect op een ander vlak; de drukte in de spitsuren. 'Nederland telt 2,5 miljoen kantoorwerkplekken. Als we een 10% daling van de opkomst op de drukste dagen van de week bereiken, betekent dit dat 250.000 kantoorwerkers op rustigere kantoordagen gaan werken', aldus Coenders. “'at heeft niet alleen grote impact op de kantoorbehoefte, maar ook op de filedruk op dinsdag en donderdag.’'
